那么，有什么辦法既可以減少枯燥無味的重復性工作，又能顯現(xiàn)高超的文件編輯水平使得工作效率提高呢？最近筆者在使用永中office時，發(fā)現(xiàn)了一個叫“郵件合并”的好東東，這個功能就能輕松滿足廣大用戶的這種需要。從名字上看郵件合并，好像發(fā)郵件才用得著，其實不然，它的主要作用在于文件合并，就是先建立一個包含所有文件共有內容的主文檔和一個包含變化信息的數據庫，然后使用這個功能在主文檔中插入變化的信息，形成一個合并的新文件。合成后的文件你可以保存，也可以打印，當然也可以以郵件形式發(fā)出去，這就要看個人的使用需求了�？戳松厦娴慕榻B，是不是覺得很神奇？想不想趕緊來體驗這一神奇的功能呢？接下來我們就以打印學生家長會通知單為例，看看這個功能的妙用吧！
一、建立數據庫
正如上面介紹的，使用“郵件合并”功能打印學生家長會通知單，要先有一個變化的數據庫，顯然這個數據庫就是各位尊敬的家長列表嘍！所以，我們應該把這個數據庫建立起來�！ �
打開永中Office，在電子表格的工作表中輸入每個學生家長的情況并保存下來(注意不要省略表格中的標題行，以免郵件合并時找不到合并域名)，完成后的工作表如圖1。
二、建立主文檔
在剛才打開的永中office的文字處理中建立一個主文檔，就是給所有家長的一份通知文件。只要我們在每份通知單需要填寫每位家長名字的地方留出空格就可以了(如圖2)。
三、郵件合并
現(xiàn)在，打印家長會通知單的文件資料準備好后，我們就可以見識到永中Office“郵件合并”功能的廬山真面目了�！ �
1.在剛建立的主文檔中，選擇菜單欄的“工具→信件和郵件→郵件合并”，則出現(xiàn)“郵件合并”對話框。
2.單擊“折疊”圖標，找到剛才建立的數據庫，選擇單元格數據區(qū)域(包括標題行)，然后再單擊“擴展”圖標，回到“郵件合并”對話框，單擊“確定”按鈕即可。此時郵件合并工具欄便顯示在菜單工具欄的下面(如圖3)�！ �
3.將光標置于要插入相應項目的位置，單擊“插入合并域”下拉菜單(下拉菜單中的相應選項與電子表格中的標題行是一一對應的)，然后單擊下拉菜單中的相應選項，直至操作完畢�！ �
4.最后單擊郵件合并工具欄中的“合并至新文檔”按鈕，你會收到意想不到的效果--每位學生家長通知單都成了一個新文檔，不再需要我們進行任何的加工處理，很方便高效吧，怎么樣，還不快點試試？ 相關閱讀